電子定款の作成方法等について紹介しています。会社設立の際、電子定款で電子署名をして作成することができます。株式会社の場合は公証役場の公証人に認証を受けて効力が生じ、合同会社の場合は認証は不要です。行政書士や司法書士に委任することもできます。
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電子定款を作成する方法について簡単に説明したいと思います。
電子定款とは、フロッピーディスク（ＦＤ）やＣＤ−Ｒなどの電子媒体で作成された定款のことを指します。
株式会社や合同会社を設立する際には、「会社の憲法」ともいわれている、会社の形態やルールを定めた「定款」を作成しなければなりません。
従来は、ワープロやパソコンで作成し紙に印刷していましたが、現在では、紙媒体以外であるフロッピーディスク（ＦＤ）等に納めたデータ、いわゆる、電子定款として作成する方法も認められています。
したがいまして、これから株式会社を設立しようと考えている人は、定款を、紙媒体、つまり、従来からの方法である紙に印刷して作成してもいいですし、電子媒体で作成された電子定款で作成してもいいということです。
電子定款と紙媒体の定款の一番の大きな違いは、印紙を貼る必要があるかどうかという点にあると言えます。
紙に印刷して作成された定款は、印紙税法上の課税文書に該当し、４万円の収入印紙を貼らなければいけません。
それに対して、電子定款の場合は、前述しましたように、電子データでありますので課税文書に該当ぜす、４万円の収入印紙を貼る必要がありません。
ですので、定款を作成するに当って、電子定款と紙で作成する定款では、４万円の差が生じるということになります。
会社を設立するには、法務局の登記申請時に納める登録免許税がかかります。
また、株式会社の場合は、発起人が作成した定款を、公証役場に執務する公証人が認証して初めて効果を生じると定められていますので、この認証手数料として５万円も必要となります。
このように、登録免許税等の会社設立の法定費用がかかり、また設立当初は設備や諸々の準備等にも費用がかかりますので、４万円でも節約できたらうれしいですね。
因みに、合同会社の定款は、公証役場の公証人に認証を受ける必要はありません。
紙で作成された定款には、発起人の実印を押印しますが、電子定款は、紙ではありませんので、印鑑を押印することはできません。
発起人の実印を押印する代わりに、電子署名をします。
一般の方でも、電子署名をする方法はありますが、実印と違って、電子署名ができる環境の方は少ないのが現状です。
なかには、何度も発起人となって会社を設立する人もいるかもしれませんが、代表取締役１人だけ、あるいは、取締役等の役員が少人数であるような小さな会社の場合には、発起人も兼ねているケースがほとんどであり、会社の設立は一度きりという方も多いのではないでしょうか。
そこで、会社設立を業としている行政書士や司法書士に依頼し、その方が、発起人の定款作成代理人となって定款を作成し、電子署名をするという方法が一般的に行われています。
代理人の場合は委任状が必要となります。
株式会社の場合、紙媒体の定款は３部用意して１部に収入印紙を貼って公証役場へ持参しますが、電子定款の場合は、法務省オンライン申請システムを利用して公証役場の公証人に認証を申請します。
そして、オンライン申請した公証役場に出向き、公証人の面前で認証を受けます。
認証も場合も、行政書士や司法書士にオンライン申請を依頼する場合が多いようです。