内容証明郵便の書き方には文字数などに決まりがあります。内容証明郵便の雛形、例文、文例、サンプル、書式などのご紹介、及び、封筒、料金、用紙、出し方等について説明しています。行政書士に作成してもらうこともできます。
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内容証明郵便の書き方に関しては一定の決まりがありますので、その決められたルールに従って作成しなければなりません。 内容証明郵便は、手紙ですので、用紙については特に指定はなく、文書の内容についても手紙を書く要領で書かれてかまいません。ただし、料金は通常の手紙よりは高くなります。 内容証明の文例集や書式集などの雛形や例文、サンプルを参考にされてもいいですし、行政書士に内容証明の作成を依頼することもできます。 内容証明郵便の書き方で、タイトルは必ず書かなければいけないと思っている方もいますが、内容証明書といっても手紙の一種ですので、タイトルは書いても書かなくてもどちらでもかまいません。 弁護士のドラマなどで、赤枠が印刷された用紙で内容証明が書かれているシーンを見かけますので、赤枠の用紙に書かなければいけないと勘違いしている方もいますが、手書きでしたら、便せんや原稿用紙、メモ帳でもかまいません。 パソコンでしたら、Ａ４などのコピー紙でプリンターで印刷してもかまいません。用紙はＡ４で書かなくてはいけないということはなく、内容証明郵便の用紙の大きさも自由です。
内容証明郵便の文字数については、１行２０字以内で１枚２６行以内と決められています。 横書きの場合は、この文字数以外に、１行１３字以内で１枚４０行以内、あるいは、１行２６字以内で１枚２０行以内の書き方も認められています。 「以内」ですので、必ずしもピッタリの字数または行数にする必要はありませんが、手書きで内容証明を書く場合で、便せんや白紙の用紙を用いる場合には、この指定された文字数以内に収まるように数えて書かなければいけません。 これに対して、赤枠の入った内容証明郵便専用の用紙を使用すれば、すでに、１行２０字１枚２６行のマス目が印刷されていますので文字数を規定以内に収めるのに便利です。 この用紙は、日本法令という会社のホームページや文房具店で購入することができます。 パソコンで内容証明書を作成する場合は、ワープロソフトの設定で文字数や行数の指定をするといいでしょう。 パソコン用として、赤枠のみが印刷されているタイプもありますので、手書きではなくパソコンを用いて、しかも赤枠の用紙で内容証明を出したい場合には、そのタイプを購入すればいいでしょう。
内容証明郵便で使用できる文字は、漢字、ひらがな、カタカナ、数字で、句読点、括弧、記号も使用できます。英字は、氏名などの固有名詞にのみ使用することができます。 句読点や記号は、１個１字として数えますが、括弧は、（ ）で１字として数えますので括弧を使用する場合は書き方に注意が必要です。「 」及び『 』も同様です。
通常の手紙は１通でいいですが、内容証明郵便の場合は同じものが３通必要となります。 １通は、相手に郵送され、残りの２通のうち、１通は郵便局に保管され、１通は差出人に交付されます。 手書きの場合、３通とも手書きする必要はなく、１通手書きで作成したら、それをコピーすればかまいません。 １通が２枚以上になるときは、用紙をホチキス止めしてページの綴り目に差出人の印で契印をします。 封筒に、受取人、差出人を、内容証明郵便に書いてあるものと同じ住所氏名を書き、封筒は封をしないで３通の文書と封筒郵便局に持っていきます。 内容証明郵便の料金は、１枚で作成した場合は、配達証明を含んで１，２２０円、１枚増えるごとに２５０円が加算されます。